Ein Recall-System ist ein festes Verfahren, mit dem eine Zahnarztpraxis ihre Patientinnen und Patienten planmäßig zur nächsten Kontrolle, Prophylaxe oder Nachsorge einlädt — statt zu warten, bis sie sich von selbst melden. In Deutschland ist das kein Randthema: 64,0 Prozent der Erwachsenen nahmen 2024 eine zahnärztliche Kontrolluntersuchung in Anspruch, mehr als jede dritte Person also gar keine (Bundesgesundheitsblatt, 2026). Dieser Beitrag zeigt, welche Intervalle sinnvoll und teilweise vorgegeben sind, wo die berufs- und datenschutzrechtlichen Grenzen verlaufen und wie ein Recall aussieht, der nicht nach Werbung klingt.
Was ein Recall-System leisten soll — und was nicht
Ein Recall erinnert an eine anstehende Leistung, deren Zeitpunkt sich aus dem Befund ergibt. Damit unterscheidet er sich von zwei Dingen, mit denen er regelmäßig verwechselt wird.
Er ist keine Terminerinnerung. Die erinnert an einen Termin, der bereits im Kalender steht. Der Recall setzt genau dort an, wo noch kein Termin existiert — er soll einen erzeugen. Beides brauchen Sie, aber sie folgen unterschiedlichen Regeln, und die Terminerinnerung ist rechtlich der deutlich einfachere Fall; wie sie funktioniert, steht in unserem Überblick zur Terminerinnerung.
Er ist auch keine Patientenrückgewinnung. Ein Recall läuft innerhalb einer laufenden Behandlungsbeziehung. Wer seit vier Jahren nicht in der Praxis war, ist kein Recall-Fall mehr, sondern ein anderer, rechtlich heiklerer Vorgang.
Der Nutzen liegt in der Lücke zwischen empfohlenem und tatsächlichem Verhalten. Die Zahlen zeigen, wie groß sie ist: Die Teilnahmequote an Kontrolluntersuchungen liegt seit Jahren stabil bei rund 64 Prozent, mit deutlichen Unterschieden — Frauen liegen etwa zehn Prozentpunkte über Männern, Sachsen mit 73,1 Prozent deutlich über dem Saarland mit 59,0 Prozent, und bei den 20- bis 34-Jährigen geht nur gut die Hälfte. Das ist keine Motivationsfrage im Einzelfall, sondern ein Organisationsproblem, das sich adressieren lässt.
Welche Intervalle gelten?
Anders als in vielen anderen Branchen müssen Sie das Intervall nicht erfinden. Es ist an drei Stellen weitgehend vorgegeben.
Das Bonusheft legt den Grundrhythmus fest: Ab 18 Jahren soll „wenigstens einmal in jedem Jahr" eine Untersuchung stattfinden, zwischen 6 und 18 Jahren zweimal jährlich. Fünf lückenlose Jahre heben den Festzuschuss von 60 auf 70 Prozent, zehn Jahre auf 75 Prozent (KZBV). Das ist der stärkste Recall-Hebel, den Sie haben — und der einzige, bei dem der finanzielle Vorteil unmittelbar bei der Patientin oder dem Patienten liegt, nicht bei der Praxis. Ein Recall, der daran erinnert, ist erkennbar im Interesse des Empfängers.
Die professionelle Zahnreinigung ist bei gesunden Zähnen und gesundem Zahnfleisch nach Einschätzung der Bundeszahnärztekammer „ein- bis zweimal pro Jahr empfehlenswert"; bei erhöhtem Karies- oder Parodontitisrisiko oder eingeschränkter Mundhygienefähigkeit „kann eine PZR bis zu vier Mal im Jahr indiziert sein" (BZÄK, 2024).
Die unterstützende Parodontitistherapie ist am genauesten geregelt. Über einen Zeitraum von zwei Jahren gilt gestaffelt nach Grad: Grad A bis zu zweimal mit mindestens zehn Monaten Abstand, Grad B bis zu viermal mit mindestens fünf Monaten, Grad C bis zu sechsmal mit mindestens drei Monaten Abstand (Beschluss des Bewertungsausschusses, 13.03.2025). Hier ist der Recall keine Serviceleistung, sondern die organisatorische Voraussetzung dafür, dass ein gesetzlicher Anspruch überhaupt eingelöst wird.
Praktische Konsequenz: Legen Sie nicht ein Intervall für alle fest, sondern drei Gruppen — Bonusheft-Rhythmus, risikoerhöhte Prophylaxe, UPT-Nachsorge. Ein einheitlicher Halbjahresrecall erinnert die einen zu selten und die anderen ohne Anlass.
Ist ein Recall berufsrechtlich zulässig?
Hier liegt die eigentliche Unsicherheit vieler Praxen, und die Antwort ist differenzierter als ein einfaches Ja.
Der Ausgangspunkt ist § 21 der Musterberufsordnung: „Dem Zahnarzt sind sachangemessene Informationen über seine Berufstätigkeit gestattet. Berufsrechtswidrige Werbung ist dem Zahnarzt untersagt." Verboten ist „anpreisende, irreführende, herabsetzende oder vergleichende Werbung" (BZÄK). Der Recall wird dort nicht erwähnt — weder erlaubend noch verbietend.
Die zahnärztliche Fachliteratur behandelt die Frage als im Grundsatz geklärt und stützt sich dabei auf die Rechtsprechungslinie des Bundesverfassungsgerichts zur Werbung freier Berufe, wonach nicht jede, sondern nur die berufswidrige Werbung untersagt ist. Eine zahnarztspezifische Gerichtsentscheidung, die Recall-Schreiben als Wettbewerbsverstoß eingestuft hätte, ist in den einschlägigen Urteilsdatenbanken der Bundeszahnärztekammer und der Landeszahnärztekammer Baden-Württemberg nicht dokumentiert.
Praktisch entscheidend ist nicht das Ob, sondern der Kanal. Die Fachliteratur zieht die Linie einheitlich und deutlich: Ein „unaufdringliches, sachliches Erinnerungsschreiben an Termine auf dem Postweg ist zulässig" — für Telefon, E-Mail und SMS gilt dagegen: „Diese Form der Patientenkommunikation darf nur mit der ausdrücklichen Einwilligung der Patienten erfolgen" (ZWP online). Der Grund liegt im Wettbewerbsrecht: Werbung per elektronischer Post setzt nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus, Werbeanrufe bei Verbrauchern nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 ebenfalls.
Das führt zu einer Faustregel, die sich leicht merken lässt: Der Brief geht ohne Einwilligung. Alles, was schneller ist als der Brief, geht nur mit.
DSGVO: die Rechtsgrundlage und ein offener Streit
Beim Datenschutz liegen die Dinge anders, als viele Praxen annehmen — und die Fachwelt ist sich nicht ganz einig.
Die Zahnärztekammer Berlin stellt in ihrer DSGVO-FAQ klar, dass die Einwilligung nicht die Rechtsgrundlage für die gewöhnliche Verarbeitung von Patientendaten ist. Diese läuft über Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO, der die Verarbeitung „für Zwecke der Gesundheitsvorsorge und die Behandlung im Gesundheitsbereich" erlaubt. Für den Recall folgert die Kammer daraus, dass es datenschutzrechtlich keiner Einwilligung bedarf, weil er unter Gesundheitsvorsorge fällt — Berufs- und Wettbewerbsrecht verlangten sie für die elektronischen Kanäle aber sehr wohl. Ihre praktische Empfehlung: „auf dem Anamnesebogen zu erfragen, ob der Patient Interesse an einem Erinnerungsservice hat und auf welchem Wege (Telefon, SMS, E-Mail) er benachrichtigt werden möchte" (ZÄK Berlin, FAQ DSGVO).
Die Zahnärztlichen Mitteilungen sehen es strenger: „Die Nutzung eines Recall-Systems – sei es via E-Mail, Telefon, SMS oder eben per Postkarte – setzt für die Zahnarztpraxis immer eine wirksame Einwilligung der Patienten nach der DSGVO voraus" (zm online, 2021).
Diesen Widerspruch müssen Sie nicht auflösen, weil beide Wege zur selben Praxis führen: Holen Sie die Einwilligung kanalbezogen ein und dokumentieren Sie sie. Damit sind Sie in jeder Lesart auf der sicheren Seite. Die Einwilligung sollte Kanal, Zweck und Inhalt benennen, jederzeit widerrufbar sein, und der Widerruf gehört in die Patientenakte — er gilt dann für alle Recall-Kanäle.
Zwei technische Punkte kommen dazu. Offene Postkarten bieten keinerlei Schutz des Inhalts; darin wird ein möglicher Verstoß gegen Art. 32 DSGVO gesehen, weshalb Klapp- oder Verschlusskarten empfohlen werden. Und für E-Mail wird zu Verschlüsselung oder einem gesicherten Patientenportal geraten, nicht zu gewöhnlichen Messengern.
Die andere Seite: wenn der Recall unterbleibt
Über dieses Risiko wird selten gesprochen. Das Unterlassen einer medizinisch gebotenen Wiedereinbestellung kann haftungsrechtlich als Befunderhebungsfehler gewertet werden — also nicht als bloßer Diagnoseirrtum, sondern als das Unterlassen gebotener Befunderhebung, was beweisrechtlich erheblich schwerer wiegt (OLG Karlsruhe, Urteil vom 17.05.2018, Az. 7 U 32/17; die Entscheidung betraf einen pädiatrischen Fall, der Grundsatz ist allgemein-medizinisch).
Ein dokumentiertes Recall-System ist damit nicht nur ein Instrument der Praxisorganisation, sondern auch ein Nachweis darüber, dass die Praxis ihrer Seite nachgekommen ist.
Wie setzen Sie ein Recall-System auf?
Fünf Schritte, in dieser Reihenfolge:
- Einwilligung an den Anfang stellen. Erweitern Sie den Anamnesebogen um zwei Fragen: ob ein Erinnerungsservice gewünscht ist und über welchen Kanal. Ohne diesen Schritt bleibt Ihnen nur der Brief.
- Drei Intervallgruppen anlegen statt einer: Bonusheft-Rhythmus, risikoerhöhte Prophylaxe, UPT-Nachsorge nach Grad.
- Sachlich formulieren. Anlass, empfohlener Zeitraum, ein Weg zur Terminvereinbarung. Keine Leistungswerbung, keine Preise, keine Superlative — sonst kippt der Recall aus der zulässigen Information in berufsrechtswidrige Werbung.
- Den Rücklauf messen, nicht den Versand. Interessant ist die Quote der tatsächlich vereinbarten Termine je Gruppe, nicht die Zahl verschickter Karten.
- Nachfassen bei denen, die nicht reagieren. Das ist der Schritt, an dem die meisten Recall-Systeme im Alltag scheitern.
Zum letzten Punkt: Der Brief oder die Nachricht erreicht alle, aber ein erheblicher Teil reagiert nicht. Der Rückruf holt genau diese Fälle ab — und wo eine Einwilligung für den telefonischen Recall vorliegt, lässt sich dieser Anruf auch automatisiert führen, sodass er stattfindet, wenn an der Rezeption niemand Zeit dafür hat. Der Anruf klärt zudem in einem Zug, was ein Brief offenlässt: einen konkreten Termin.
Ein Hinweis, der seit August 2026 gilt: Wenn dieser Anruf von einem KI-System geführt wird, muss der Mensch am anderen Ende darüber informiert werden — dazu gleich mehr in unserem Beitrag zur Terminerinnerung-Software.
Was das für Ihre Praxis bedeutet
Wenn bei Ihnen die Prophylaxe-Auslastung schwankt und Patientinnen und Patienten nach der PAR-Behandlung aus der Nachsorge fallen, ist das selten ein Motivationsproblem und fast immer ein Organisationsproblem. Der Hebel ist überschaubar: zwei Fragen auf dem Anamnesebogen, drei Intervallgruppen im Verwaltungssystem, ein sachlicher Text — und ein verlässlicher Weg, die Nichtreagierenden anzurufen.
Sono baut Sprachassistenten, die genau diese Anrufe übernehmen. Wenn Sie durchrechnen möchten, was ein vollständig besetzter Prophylaxekalender bei Ihnen bedeutet, vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch.
Fangen Sie mit der UPT-Gruppe an. Dort ist das Intervall vorgegeben, der Anspruch befristet und der Schaden eines vergessenen Termins am größten.
Wenn dabei ein externer Dienstleister ans Praxistelefon geht, kommt eine zweite Frage dazu: was die Schweigepflicht nach § 203 StGB verlangt, bevor er überhaupt Patientendaten sehen darf. Das gehen wir im Beitrag zum KI-Telefonassistenten für die Arztpraxis durch.
