Obetalda fakturor är kundfordringar som passerat förfallodagen utan betalning – pengar du redan tjänat in men inte kan använda. Sex steg avgör hur mycket av dem du faktiskt får tillbaka: kontrollera fakturan, påminn dag 1–3, ring dag 7, kräv skriftligt dag 14–21, gå till Kronofogden dag 30 – och justera momsen när förlusten är konstaterad. Den här guiden går igenom varje steg, med avgifterna du får ta ut och vad varje veckas dröjsmål kostar.
Problemet är sällan fakturan i sig. Det är uppföljningen som aldrig blir av. Fakturan skickas, vardagen tar över, och först när kassan stramas åt börjar någon ringa. Då har oddsen redan vänt.
Vad händer med obetalda fakturor?
De tappar värde – snabbt, och mest under de första månaderna. Indrivningsstatistik visar en tydlig kurva: en fordran som är högst 30 dagar förfallen drivs in till 95–97 %, men vid 61–90 dagar är sannolikheten nere på 60–75 %, och mellan 91 och 120 dagar faller den till 30–40 % (Leib Solutions).
| Fordrans ålder efter förfall | Indrivningssannolikhet | 100 000 kr är värda |
|---|---|---|
| 0–30 dagar | 95–97 % | 95 000–97 000 kr |
| 31–60 dagar | 80–90 % | 80 000–90 000 kr |
| 61–90 dagar | 60–75 % | 60 000–75 000 kr |
| 91–120 dagar | 30–40 % | 30 000–40 000 kr |
Mellan dag 60 och dag 120 halveras alltså fordrans förväntade värde. En missad påminnelse är ingen paus. Det är en nedskrivning av fordran – och på en enda faktura kan skillnaden vara tiotusentals kronor.
Du är inte ensam i det. Nästan fyra av fem företag i Västeuropa uppger att deras B2B-kunder betalar för sent, och ungefär en fjärdedel av alla fakturor betalas efter förfallodagen (Atradius Payment Practices Barometer, Västeuropa 2026). Kreditförlusterna ligger i snitt på 1,6 % av fakturerad B2B-omsättning – och Sverige hör till de mest utsatta marknaderna i regionen.
Vad ska man göra om en faktura är obetald?
Följ en fast trappa. Konsekvens slår hårdhet: företag med en formell, stegvis kravrutin driver in märkbart mer av sina utestående fordringar än de som påminner ad hoc (Credit Research Foundation, via ClearReceivables).
- Dag 0 – kontrollera fakturan. Innan du påminner: nådde fakturan fram, gick den till rätt mottagare, finns rätt inköpsordernummer? En förvånande stor andel av “sena” fakturor är fakturor som aldrig kom in i kundens system. Administrativa flaskhalsar och tekniska problem kring e-fakturering är enligt Atradius en av huvudorsakerna till dröjsmål även när pengarna finns.
- Förfall + 1–3 dagar – vänlig påminnelse. Utgå från glömska, inte ovilja. Du får ta ut 60 kr om avgiften avtalats senast när skulden uppkom.
- Förfall + 7 dagar – ring. Samtalet ger det mejlet inte ger: tvister, saknade referenser, ett utlovat betaldatum. Det här är det enda steget som producerar information, och därför det viktigaste.
- Förfall + 14–21 dagar – skriftligt inkassokrav. Utformat enligt 5 § inkassolagen, med hänvisning till dröjsmålsränta och ersättning. Avgift 180 kr.
- Förfall + 30 dagar – Kronofogden. Ansök om betalningsföreläggande, eller lämna över till inkassobolag. Ansökan kostar 300 kr och gäller oavsett om kunden är företag eller privatperson – och du kan begära tillbaka både avgiften, räntan och inkassokostnaderna av kunden (Kronofogden via Konsumentverket). Se till att du har framställt kravet skriftligen först.
- När allt annat är uttömt – justera momsen. Se avsnittet om konstaterad kundförlust nedan. Det är sista steget som ger pengar tillbaka, och det bygger på dokumentationen från steg 2 och 4.
Läs mer om hur steg tre – telefonsamtalet – kan automatiseras i vår genomgång av betalningspåminnelse med AI, och om vad en fungerande kravrutin ser ut i praktiken i betalningspåminnelse för företag.
Vad får du ta ut för avgifter och ränta?
I Sverige får du skicka påminnelsen direkt efter förfallodagen. Beloppen är lagreglerade och kan inte avtalas uppåt:
| Åtgärd | Ersättning | Villkor | Lagrum |
|---|---|---|---|
| Skriftlig betalningspåminnelse | 60 kr | Avgiften måste ha avtalats senast när skulden uppkom | Lag (1981:739) 2 §, 4 § |
| Inkassokrav | 180 kr | Kravbrevet måste vara utformat enligt 5 § inkassolagen | Lag (1981:739) 3 §, 4 § |
| Amorteringsplan | 170 kr | Skriftlig, upprättad i samråd med kunden | Lag (1981:739) 3 §, 4 § |
| Förseningsersättning | 450 kr | Endast mot företag och offentlig sektor, och bara om du har rätt till dröjsmålsränta | Lag (1981:739) 4 a § |
| Dröjsmålsränta | Referensräntan + 8 procentenheter | Enligt räntelagen | Räntelagen (1975:635) |
En detalj som ofta blir fel: förseningsersättningen på 450 kr läggs inte ovanpå påminnelse- och kravavgifterna. Har du rätt till förseningsersättning är kunden skyldig att betala avgifterna enligt 2 och 3 §§ bara till den del de tillsammans överstiger 450 kr (lag 1981:739, 5 § andra stycket). I praktiken: mot en företagskund tar du 450 kr, inte 450 + 60 + 180.
Att avtala bort din rätt till förseningsersättning går inte – ett sådant villkor är ogiltigt om det inte finns särskilda skäl (6 §).
Hur länge kan en faktura vara obetald?
Formellt: fordran mot ett företag preskriberas efter tio år. Praktiskt: den är i realiteten kraftigt nedskriven långt tidigare, vilket kurvan ovan visar.
Men det finns en konkret tidsgräns värd att känna till. För småfakturor räknas förlusten som konstaterad – och momsen som avdragsgill – när samtliga dessa villkor är uppfyllda: fakturan understiger 1 000 kr, det har gått minst åtta månader sedan förfallodagen, och du har skickat både betalningspåminnelse och inkassokrav (Skatteverket).
Notera vad det sista villkoret betyder: den som inte skickar påminnelse och krav i tid låser även momsavdraget. Kravrutinen är inte bara ett indrivningsverktyg, den är ett bokföringsunderlag.
Kan du få tillbaka momsen på en obetald faktura?
Ja – men bara när kundförlusten är konstaterad. Har du redovisat försäljningen tidigare får du då minska den utgående momsen med ett belopp som motsvarar momsen på förlusten, med samma momssats som på ursprungsfakturan.
En kundförlust är konstaterad när du kan visa att kunden sannolikt inte kommer att betala, av skälet att kunden saknar ekonomisk möjlighet eller att skulden i praktiken är omöjlig att driva in. Skatteverket ger två typexempel: kunden har gått i konkurs och du har en oprioriterad fordran, eller Kronofogdens utredningsrapport visar att kunden saknar tillgångar för att betala hela skulden.
Tre saker som inte räknas:
- Att du ringt eller skickat en påminnelse. Skatteverket är uttrycklig: det räcker inte.
- Att kunden har andra, större skulder hos Kronofogden.
- Att ni är oense om beloppet. Då är det en tvistig fordran, inte en kundförlust – och sänker du fakturan krävs en ändringsfaktura, till exempel en kreditfaktura. Inte heller en dom eller ett förlikningsavtal räcker som underlag.
Avdraget görs i momsdeklarationen för den period då förlusten blev konstaterad: minska den momspliktiga försäljningen i fält 05–08 och den utgående momsen i fält 10–12. Får du betalt senare måste du redovisa den utgående momsen igen. Reglerna skiljer sig dessutom mellan momsdeklarationen och inkomstdeklarationen – i inkomstdeklarationen behöver förlusten inte alltid vara konstaterad.
Vad kostar sena betalningar företagen totalt?
Företagen har passerat sin egen smärtgräns. Enligt Intrums European Payment Report 2026 uppger europeiska företag att 12,13 % av intäkterna betalas för sent – mot en självrapporterad hållbar nivå på 12,08 %. Gränsen är alltså redan passerad, och effekten fortplantar sig: 62 % säger att förseningarna gör att de själva betalar sina leverantörer sent.
Till det kommer kapitalbindningen. Just nu är den extra känslig: tillgången till bankfinansiering har stramats åt, vilket gör att en större andel av handeln sker på kredit – runt 52 % av all B2B-försäljning i Västeuropa, och Sverige är en av marknaderna som flyttat sig mest i den riktningen (Atradius, 2026). Växer ditt utestående saldo med en månads fakturering finansierar du i praktiken dina kunders verksamhet, ofta via din egen checkkredit och dess ränta.
Sena betalningar har stått på EU:s agenda i flera år. Kommissionens lagförslag från september 2023 – som skulle ersätta direktivet med en förordning och kapa betalningstiderna till 30 dagar – har dock inte gått igenom. Europaparlamentets Legislative Train listar det som blockerat i rådet (status per 22 maj 2026). Det som gäller är alltså fortfarande direktiv 2011/7/EU: högst 60 dagars betalningstid mellan företag om inget annat uttryckligen avtalats, 30 dagar för myndigheter, och dröjsmålsränta på minst 8 procentenheter över referensräntan.
Varför blir manuell kravhantering så dyr?
Även den uppföljning som faktiskt görs kostar. I en undersökning från QuickBooks lade 65 % av medelstora företag cirka 14 timmar i veckan på administration kring betalningar (Intuit QuickBooks). I mindre bolag hamnar ringlistan hos den som redan har fullast kalender – och just de veckorna åldras fordringarna snabbast.
Kan AI ringa påminnelsesamtalen åt dig?
Ja – och allt fler låter den göra det. Andelen europeiska företag som använder AI i sin betalningshantering har stigit till 66 %, från 59 % året innan; 34 % använder fortfarande ingen alls (Intrum EPR 2026).
En röstbaserad AI-agent ringer varje förfallen faktura redan första veckan: bekräftar att fakturan kommit fram, noterar ett utlovat betaldatum och lämnar tvister vidare till en människa. När första kontakten alltid sker i tid stannar fordringarna i kurvans övre del – 80–95 % indrivning – i stället för att glida ned mot 30–40 %. Och dokumentationen finns där när den behövs, både för inkassokravet och för momsavdraget.
Sono bygger röst-AI-agenter som tar just de här samtalen, konsekvent och artigt, samtal för samtal.
Obetalda fakturor är inget naturtillstånd. De är ett uppföljningsproblem – och uppföljning går att automatisera.
